Directie secretaresse

Voor een bedrijf in het centrum van Utrecht zoek ik een gedreven en door de wol geverfde directie secretaresse (32u) die zich niet snel gek laat maken. De functie is voor 6 maanden en in te vullen voor een ZZP’er of detachering. Ik zoek iemand die er van houdt om in een hectische en dynamische werkomgeving te werken en goed kan notuleren en verslag leggen. Je bewaakt de besluiten en deadlines en weet precies wat er speelt. Je werkt samen met de andere directie secretaresse voor het MT en de twee hoofdige directie en vindt het heerlijk om hen volledig te ontzorgen. Je hebt allebei je eigen taken maar kan elkaar feilloos overnemen bij vakantie en ziekte.

Ervaring in een bestuurlijke organisatie is een pré.

Taken:

• Verzorgt zelfstandig de correspondentie (e-mails, brieven, notities, rapporten etc.) en werkt deze uit;
• Behandelt binnengekomen telefoongesprekken en handelt deze direct af daar waar mogelijk;
• Is verantwoordelijk voor het agendabeheer van het voltallige MT voor in- en externe afspraken;
• Onderhoudt in- en externe contacten met medewerkers, managers en relaties (en het beheert van vertrouwelijke informatie);
• Behandelt binnenkomende klachten, handelt af waar mogelijk en stuurt door naar de klachtencommissie. Verzorgt ook de correspondentie van de klachtencommissie;
• Verzorgt en organiseert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten;
• Notuleert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten (onder andere voor MT, ondernemingsraad en Raad van Toezicht) en werkt deze uit;
• Is verantwoordelijk voor het inrichten, beheren, systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven; (digitaal)
• Bewaakt voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van het MT;
• Hybride werken, nu vooral thuis, in de toekomst een combinatie van thuis en kantoor in overleg in te vullen.

Zie jij jezelf dit helemaal doen? Dan zie ik graag je cv en motivatie tegemoet. Salaris bij detachering max €3722,- obv 36 uur en ZZP tarief max €60,–

Bedrijf is alleen met OV te bereizen. Parkeren wordt niet vergoed.