Office Manager / Receptionist / Administratief ondersteuner

Omschrijving

Dit betreft een functie waarin de medewerker voor een aantal bedrijven actief zal zijn. Het betreft een “balie” positie waarbij via een telefooncentrale alle lijnen op een centraal punt binnen komen en vervolgens op de juiste manier te woord gestaan dienen te worden en wellicht doorgezet moeten worden naar de juiste organisatie/persoon.

Men zal voornamelijk actief zijn voor een dienstverlenend bedrijf. De werkzaamheden vinden plaats in de plaats Bunschoten-Spakenburg, hier zal ook een bepaalde gastheer/vrouw rol worden vertolkt.  Voor de overige bedrijven betreft het vooral een telefonische receptie rol.

Verder zal voor alle entiteiten ondersteuning worden geleverd aan het management team en werkzaamheden worden verricht op het vlak van administratie, marketing & communicatie en werving & selectie.

Werkzaamheden

• Telefoonbehandeling: aannemen van de telefoon, zelfstandig beantwoorden van vragen van klanten en flexwerkers en doorverbinden naar de juiste persoon.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als gastheer/vrouw.
• Postbehandeling: verdelen binnenkomende post, verzenden uitgaande post
• Kopiëren, scannen, faxen en archiveren van stukken
• Afhandelen van de administratie: bijvoorbeeld verwerken urendeclaraties, ziekmeldingen, bestandsbeheer, informeren klanten en flexwerkers, bijhouden personeelsdossiers
• Uitvoeren van overige administratieve ondersteunende werkzaamheden (invoeren en verwerken van gegevens, uitvoeren van mailings, archiefbeheer, magazijnbeheer, etc.)
• Ontvangen en registreren van flexwerkers Intermediair tussen klant, accountverantwoordelijke en backoffice.
• Verwerken / vastleggen van bedrijfsinformatie Afhandeling van klachten Selecteren van kandidaten op geschiktheid voor plaatsing (voorselectie)
• Voeren van intakegesprekken met flexwerkers
• Aannemen van aanvragen van klanten
• Opstellen van contracten
• Onderhouden van communicatie van entiteiten binnen (social) media.

Profiel

• Stelt open en doelgerichte vragen om wensen en behoeften van de klant in kaart te brengen
• Laat zien met de klant mee te denken. Doet voorstellen die aansluiten bij de behoefte van de klant
• Ziet uitwegen en komt tot actie
• Voert het werkproces uit volgens vastgestelde normen zonder concessies aan de kwaliteit
• Weet het werk zo te organiseren dat hij/zij afspraken kan nakomen
• Organiseert en documenteert zijn/haar werk zodanig dat hij/zij snel iets kan vinden.
• Biedt actief hulp aan wanneer nodig
• Inventariseert de klantvraag, gaat gericht op zoek naar de oplossing en toetst of die voldoet aan de klantvraag
• Geeft de ander zijn aandacht en biedt hulp door suggesties te geven
• Neemt concrete beslissingen en communiceert die duidelijk naar alle betrokkenen
• Kiest een oplossing die praktisch haalbaar is
• Brengt structuur aan door prioriteiten te stellen op basis van belangrijkheid en urgentie

De functie is voor 30- 36 uur per week, uren in overleg in te vullen. Zie jij jezelf dit helemaal doen en heb je de gevraagde werkervaring? Mail dan je cv met pasfoto en motivatie naar info:meijerrecruitment.nl