Coördinator Office Support

Voor mijn opdrachtgever in Amsterdam ben ik op zoek naar een coördinator voor het Office Supportteam (15 FTE). De functie is voor 32 – 40 uur per week.

Als coördinator ondersteun je de manager Office Support om het team collega’s naar een hoger niveau te brengen. Je motiveert hen door het stellen van heldere doelen en hierover met ze in gesprek te zijn. Tevens voer je de jaarlijkse ontwikkelgesprekken en begeleidt de medewerkers bij hun verdere ontwikkeling. In deze rol heb je nauw contact en regelmatig overleg met de diverse praktijkgroepen. Door regelmatige afstemming met de praktijk zorg je voor de perfecte aansluiting tussen het Office Supportteam en de praktijk en bent daarin een belangrijke schakel tussen de praktijk en het team. Je rapporteert aan en werkt nauw samen met de manager Office Support.

De coördinator heeft geen hiërarchische leidinggevende rol maar is functioneel verantwoordelijk voor:

• het toezien op evenredige werkdruk en zo nodig (her)verdelen van werk in het team;
• de continuïteit van de bezetting; het coördineren van de dagelijkse bezetting en de vakantieplanning van het office supportteam.
• het inplannen van de flexwerkers en het goedkeuren van de urenstaten;
•  het zorgdragen voor een optimale dienstverlening aan fee-earners en cliënten;
• het coördineren van het standaardiseren van werkzaamheden en implementatie van nieuwe werkafspraken en procedures;
• het fungeren als aanspreekpunt voor het Office Supportteam en de fee earners;
• het signaleren van problemen en actief meedenken aan oplossingen;
• het voeren van POP- en evaluatiegesprekken;
• het leveren van input aan de manager Office Support t.b.v. de jaarlijkse beoordelingen van de betreffende collega’s.
• het werven en selecteren van nieuwe collega’s van het Office Supportteam i.s.m. HR
• het inwerken van nieuwe collega’s van het Office team. Daarnaast ben je in deze functie ook bereid om zelf actief bij te springen en mee te werken in de praktijkondersteuning. Daarbij kun je denken aan de volgende taken: Agendabeheer, bewaken deadlines en actiepunten, verwerken van correspondentie en presentaties, controle op output van uitgezette dictaten, actief beheren van het client relatiesysteem, anticiperen op knelpunten en ondersteunen bij Business Development activiteiten.

• Als coördinator Office Support beschik je over de volgende vaardigheden:
• communicatief zeer vaardig en in staat om snel te schakelen tussen de verschillende niveaus;
• een natuurlijke seniore uitstraling en overtuigingskracht;
• in staat om anderen te motiveren om tot de gewenste verandering en het gewenste gedrag te komen, door o.a. constructief feedback te geven;
• organisatiesensitief en een goed gevoel voor zakelijke verhoudingen en tact;
• een servicegerichte houding en dat ook uitstralen naar collega’s en cliënten;
• oplossingsgericht Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau en heb je ervaring in een aansturende rol binnen het secretariaat. Je bent representatief, beschikt over uitstekende kennis van MS Office programma’s en hebt uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift. Naast een marktconform salaris worden goede secundaire arbeidsvoorwaarden geboden, zoals uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden. Er is geen parkeergelegenheid, het kantoor is zeer goed bereikbaar met het OV.