Management assistent / Directiesecretaresse
Voor een maatschappelijk betrokken bedrijf in Utrecht (naast het station) ben ik op zoek naar een doorgewinterde en enthousiaste management assistent/directiesecretaresse. Vind jij het heerlijk om het MT en/of bestuur te ondersteunen en te ontzorgen? Dan zoek ik jou! Zij bieden een veelzijdige functie die je samen met je collega invult. Ieder heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden en je kan elkaar vervangen tijdens vakanties en ziekte. Erg leuk en prettig bedrijf om te werken met leuke collega’s! De functie is voor 32 of 36 uur, remote werken is zeker bespreekbaar. Het bedrijf is goed te bereiken met OV of met de auto. Het gaat om een vaste baan.
DIT VIND JE LEUK OM TE DOEN
- Zelfstandig verzorgen van de correspondentie en deze uitwerken;
- Behandelen van binnengekomen telefoongesprekken en deze direct afhandelen, daar waar mogelijk;
- Agendabeheer van zowel de bestuurders als het voltallige MT voor in- en externe afspraken;
- Onderhouden in- en externe contacten met medewerkers, managers en relaties;
- Verzorgen en organiseren van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten, zowel in- als extern;
- Notuleren wekelijks vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten (onder andere voor bestuurder en MT) en werkt deze uit;
- Opstellen van de agenda voor MT en Managers uitvoering vergaderingen;
- Bewaken voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van het MT;
- Verzorgen van correspondentie betreffende verboden voor klanten in opdracht van de Manager Uitvoering (waarschuwingen, locatieverboden, contactverboden) en informeren betrokkenen hierover;
- Het inrichten, beheren, systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven (G- schijf, Microsoft Teams)
WAT BRENG JE MEE?
- Je beschikt over een HBO diploma;
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare relevante ervaring als directiesecretaresse of vergelijkbare functie;
- Je bent organisatiesensitief, collegiaal en sociaal;
- Je kan goed notuleren en besluitenlijsten opstellen;
- Werkervaring in een bestuurlijke omgeving is een pré;
- Jij hebt ervaring binnen een veranderende omgeving.
Het bedrijf heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Het salaris is max €3796,- obv 36 uur, eindejaarsuitkering, goede pensioenregeling en vakantiegeld 8%.
Zie jij jezelf dit doen? Mail dan je cv (met foto) en ik mail je zsm terug om wellicht even te bellen voor meer informatie over de functie en het bedrijf. Dat kan naar Madeleine@meijerrecruitment.nl
