Ben jij een ervaren Personal Assistant (0,8 – 1 fte) die energie krijgt van een dynamische omgeving, complexe agenda’s en een rol waarin je écht het verschil maakt? Werk jij graag op het hoogste niveau van een organisatie en ben je een sparringpartner die altijd meerdere stappen vooruitdenkt? Dan is dit een functie waarin jij volledig tot je recht komt.

Voor een toonaangevende adviesorganisatie in Utrecht ben ik op zoek naar een ervaren Personal Assistant die de directievoorzitter ondersteunt. De organisatie is uitstekend bereikbaar met de auto en je kan voor de deur parkeren.

Als Personal Assistant ben jij de onmisbare rechterhand en de verbindende schakel binnen de organisatie. Jij bewaart het overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt. Dankzij jouw organisatietalent, discretie en proactieve houding kan de directievoorzitter zich volledig richten op de strategische koers van de organisatie.

Je krijgt veel zelfstandigheid en vertrouwen om de functie op jouw manier in te richten. Je bent zichtbaar binnen de organisatie, weet precies wat er speelt en bent een belangrijke sparringpartner voor de directie en andere interne stakeholders.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Je bent verantwoordelijk voor een breed en afwisselend takenpakket, waaronder:

• Beheren en bewaken van een complexe en voortdurend veranderende agenda.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de directie, het managementteam, de raad van commissarissen, de ondernemingsraad en externe relaties.
• Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en bewaken van de voortgang van actiepunten.
• Opstellen en coördineren van interne communicatie namens de directie.
• Organiseren van interne bijeenkomsten, evenementen en overleggen.
• Coördineren en voorzitten van periodieke secretariaatsoverleggen.
• Samenwerken met een directe collega op het directiesecretariaat en elkaar vervangen tijdens afwezigheid.

Met wie werk je samen?

Je vormt samen met een collega het directiesecretariaat en ondersteunt de directie op het hoogste niveau. Daarnaast werk je nauw samen met het managementteam en onderhoud je contact met zowel interne als externe stakeholders. Je komt terecht in een professionele organisatie waar snel wordt geschakeld, kwaliteit centraal staat en samenwerking vanzelfsprekend is.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren, zelfstandige en proactieve professional die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt overzicht, denkt vooruit en voelt feilloos aan wat prioriteit heeft. Discretie, organisatiesensitiviteit en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Daarnaast beschik je over:

• HBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal vijf jaar ervaring als Personal Assistant of Executive Assistant in een complexe één-op-één ondersteunende rol.
• Ervaring binnen een professionele, commerciële of zakelijke organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een nauwkeurige, gestructureerde en servicegerichte werkwijze.
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een hoog niveau van integriteit.
• Goede digitale vaardigheden en de drive om processen slimmer en efficiënter in te richten.

Waarom deze functie?

Je komt terecht bij een gerenommeerde profitorganisatie in Utrecht waar je een sleutelrol vervult binnen de directie. De organisatie biedt een professionele, inspirerende werkomgeving met korte lijnen, veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.  De functie is hybride te vervullen zolang jij op kantoor bent wanneer nodig.

Salarisindicatie is max €5350,- obv 40 uur, goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Ben jij de Personal Assistant die graag impact maakt, snel schakelt en energie haalt uit een veelzijdige functie op strategisch niveau? Dan maak ik heel graag kennis met je. Je mag je cv mailen naar Madeleine@meijerrecruitment.nl en ik vertel je graag meer over deze organisatie.